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ESTATUTOS DE LA ASOCIACION AMIGOS DE COLOMBIA

CAPITULO PRIMERO – NOMBRE Y PROPÓSITO

Artículo 1 – Nombre
El nombre de la organización será Asociación Amigos de Colombia. Será una organización sin ánimo de lucro incorporada bajo las leyes del estado de Texas. Para los efectos de este documento se entiende que la abreviación AAC se refiere a la Asociación Amigos de Colombia.

Artículo 2 – Propósito
La AAC está organizada exclusivamente para propósitos caritativos y educacionales. La misión de la AAC es la de avanzar el entendimiento y apreciación de la comunidad por los valores culturales, intelectuales y sociales de Colombia, mediante expresiones de su cultura, el apoyo al desarrollo personal a través de la educación y la asistencia a personas necesitadas.

Artículo 3 – Miembros
La AAC no tendrá miembros. La gobernabilidad y el manejo de la AAC estarán a cargo, respectivamente, de una Junta Directiva compuesta por siete (7) personas, y de una Junta Administrativa representada por oficiales desempeñando las siguientes funciones: Presidencia, Vicepresidencia, Tesorería,  Secretaria y Relaciones Publicas y Comunicaciones.

CAPITULO SEGUNDO – JUNTA DIRECTIVA
Artículo 1 – Definición
La AAC tendrá una Junta Directiva responsable por la dirección y políticas de la organización, la cual delega la responsabilidad del manejo diario de la organización a la Junta Administrativa. La Junta Directiva estará integrada por siete (7) personas elegidas en la asamblea general anual, y no recibirán remuneración alguna por sus servicios. La Junta Directiva tendrá un Presidente de Junta.

Artículo 2 — Período
Todos los miembros de la Junta Directiva servirán por un periodo de dos años, y podrán ser reelegidos hasta por un período consecutivo.

Artículo 3 — Reuniones
La Junta Directiva se reunirá por lo menos cada trimestre del año calendario. Una reunión oficial de Junta Directiva requiere que cada miembro de la Junta haya sido notificado(a), por escrito, al menos con una semana de anticipación.

Las reuniones extraordinarias de la Junta Directiva serán llamadas a petición de la Presidencia, el Presidente de la Junta Administrativa, o una tercera parte de la junta. Los avisos de las reuniones extraordinarias serán enviados a cada miembro de la junta por lo menos con una semana de anticipación.

Artículo 5 — Elecciones de Junta Directiva
Durante el último trimestre de cada año fiscal de la organización, la Junta Directiva elegirá Directores en sustitución de aquellos cuyo cargo expirará al final del año fiscal. Esta elección se llevará a cabo durante una reunión ordinaria de la Junta Directiva, llamada conforme a las disposiciones de estos estatutos. Todos los directores serán automáticamente retirados en la reunión ordinaria pero podrán ser re-elegidos siempre y cuando sean propiamente postulados y habilitados.

Para ser miembro de la Junta Directiva se requiere:

  1. por resolución, la Junta Directiva podrá nombrar a una persona competente a ocupar un cargo dentro de la Junta Directiva,
  2. haber mostrado honorabilidad y representatividad dentro de la comunidad,
  3. haber colaborado con la organización en los eventos y/o comités,
  4. no haber estado procesado por delitos familiares, morales o contra la fe pública.

Artículo 6 – Procedimientos de Elección
Los directores nuevos deberán ser elegidos por una mayoría de directores presentes en dicha reunión, siempre que haya un quórum presente. Los directores así elegidos ejercerán por el período que comenzará el primer día del siguiente año fiscal.

Artículo 7 – Quorum
Un quórum debe ser atendido por mayoría absoluta de los miembros de la Junta Directiva para que las mociones pasen. Si no hay quorum se deja constancia y se cita a una nueva reunión dentro de los siguientes 15 días.

Artículo 8 – Renuncia, terminación y ausencias
Renuncia de la Junta Directiva debe ser por escrito y recibida por el Presidente de la Junta. Un miembro de la Junta se inhabilitará de la Junta debido a ausencias excesivas, más de dos ausencias sin excusa de las reuniones de junta en un año. Los directores y oficiales de la Junta Directiva y Administrativa podrán, por resolución pasada por dos tercios del total de directores y oficiales (super mayoría), remover cualquier director antes de vencerse su periodo, y por medio de una mayoría absoluta podrán designar un reemplazo para terminar el periodo correspondiente.

Article 4 – Extraordinary Meetings
Habrá dos directores claves de la junta, los cuales son el (la) Presidente(a) de la Junta y el (la) Secretario(a) de la Junta. Sus funciones son las siguientes:

El (La) Presidente(a) deberá convocar las reuniones y presidir o coordinar para que otros miembros de la Junta Administrativa presidan en cada reunión.

El (La) Secretario(a) será responsable de mantener los registros de las acciones de la Junta, incluyendo la toma de minutas en todas las reuniones de la Junta, envío de convocatorias de reuniones, distribuir copias de minutas y la agenda para cada miembro de la Junta, y asegurar que se lleven de forma ordenada los registros de la organización.

La Junta Directiva es responsable por elaborar y revisar los procedimientos fiscales, el plan de recaudación de fondos y el presupuesto anual con la Junta Administrativa. La Junta Directiva debe aprobar el presupuesto y los gastos deben ser dentro del presupuesto. Cualquier cambio importante (20% o más) en el presupuesto debe ser aprobado por la Junta Directiva. El año fiscal será el año calendario. Los informes anuales se deben presentar a la Junta Directiva, mostrando los ingresos, gastos e ingresos pendientes. Los registros financieros de la organización son información pública y se pondrán a disposición de todos los miembros de las juntas y del público.

CAPITULO TERCERO – JUNTA ADMINISTRATIVA

Artículo 1 – Definición
La AAC tendrá una Junta Administrativa responsable por el manejo diario de la organización. La Junta Administrativa estará integrada por cinco (5) oficiales elegidos por la Junta Directiva, y no recibirán remuneración alguna por sus servicios.

Artículo 2 — Período
Todos los miembros de la Junta Administrativa servirán por un periodo de dos años, y podrán ser reelegidos hasta por un período consecutivo.

Artículo 3 — Reuniones
La Junta Administrativa se reunirá por lo menos cada bimestre del año calendario.

Artículo 4 — Elecciones de Junta Administrativa
Durante el último trimestre de cada año fiscal de la organización, la Junta Directiva elegirá Oficiales en sustitución de aquellos cuyo cargo expirará al final del año fiscal. Esta elección se llevará a cabo durante una reunión ordinaria de la Junta Directiva, llamada conforme a las disposiciones de estos estatutos.

Article 9 – Roles and duties (see Annex 1 for details)

  1. ser nombrado por resolución de la Junta Directiva,
  2. haber mostrado honorabilidad y representatividad dentro de la comunidad,
  3. haber colaborado con la organización en los eventos y/o comités,
  4. no haber estado procesado por delitos familiares, morales o contra la fe pública.

Artículo 5 — Actividades Conjuntas de las Juntas
Como máximas autoridades de la AAC, las Juntas tendrán las siguientes funciones:

  1. Velar por el cumplimiento de los estatutos,
  2. Nombrar los comités y colaboradores de la AAC,
  3. Tener participación activa (mínimo 4 representantes) en el comité de recaudación de fondos,
  4. Promover la misión e identidad cultural, intelectual y social de la AAC,
  5. Coordinar con otras organizaciones, públicas o privadas, la ejecución, apoyo e intercambio de eventos culturales, intelectuales y sociales,
  6. Aceptar donaciones, regalos, herencias y fondos permitidos, y utilizar estos para avanzar la misión, objetivos y actividades de la organización,
  7. Buscar integrar y ayudar a la comunidad, y
  8. Promover la preservación de los valores comunitarios, familiares y sociales

Artículo 6 – Procedimientos de Elección
Los oficiales nuevos deberán ser elegidos por una mayoría de directores presentes en la reunión, siempre que haya un quórum presente. Los oficiales así elegidos ejercerán por el período que comenzará el primer día del siguiente año fiscal.

Artículo 7 – Renuncia, terminación y ausencias
Renuncia de la Junta Administrativa debe ser por escrito y recibida por el Presidente de la Junta Directiva. Un miembro de la Junta se inhabilitará de la Junta debido a ausencias excesivas, más de tres ausencias sin excusa de las reuniones de junta en un año. Los directores de la Junta Directiva podrán, por resolución pasada por dos tercios del total de directores (super mayoría), remover cualquier oficial antes de vencerse su periodo, y por medio de una mayoría absoluta podrán designar un reemplazo para terminar el periodo correspondiente.

To be a member of the Administrative Board is required to:

Las siguientes funciones componen los puestos por medio de los cuales se administraran las actividades de la organización:

ROL: Presidente(a)

RESPONSABILIDADES:

  • Representar legalmente a la organización
  • Custodiar el buen manejo financiero y legal de la organización
  • Liderar el trabajo de la Junta Administrativa
  • Ser miembro activo de la Junta Administrativa
  • Ser miembro activo del comité de recaudación de fondos para la asociación
  • Difundir la misión de la organización ante la comunidad

ROL: Vice-Presidente(a)

RESPONSABILIDADES:

  • Sirve como Presidente cuando este no se encuentre presente o no pueda ejercer
  • Ser miembro activo de la Junta Administrativa
  • Custodiar el buen manejo financiero y legal de la organización
  • Difundir la misión de la organización ante la comunidad

ROL: Tesorero(a)

RESPONSABILIDADES:

  • Custodiar el buen manejo financiero de la organización
  • Difundir la misión de la organización ante la comunidad
  • Ser miembro activo de la Junta Administrativa

ROL: Secretario(a)

RESPONSABILIDADES:

  • Custodiar el buen manejo legal de la organización
  • Difundir la misión de la organización ante la comunidad
  • Ser miembro activo de la Junta Administrativa
  • Administrar los registros y minutas de la Junta Administrativa
  • Administrar las reglas de orden de las reuniones de Junta Administrativa

ROL: Relaciones Publicas y Comunicación

RESPONSABILIDADES:

  • Representar la imagen de la organización
  • Ser miembro activo de la Junta Administrativa
  • Ser miembro activo del comité de recaudación de fondos para la asociación
    • El Tesorero(a) de la Junta Administrativa tendrá la obligación de velar por, y será responsable de, cualquier tipo de fondos monetarios que se recauden en el proceso de hacer una actividad.
    • Todas las personas envueltas en el proceso de recaudar dineros durante una actividad deberán rendir cuentas a la tesorería antes de terminar sus funciones y la tesorería le entregara a la persona constancia de lo recibido.
    • Cualquier irregularidad en el proceso de recaudar y disponer de los fondos deberá ser reportada inmediatamente al Presidente de la Junta Administrativa.
    • Verificaciones monetarias durante el transcurso o después de terminarse una actividad se deberán hacer ante la presencia de un testigo independiente.ifundir la misión de la organización ante la comunidad 

      ROL: Líder de ComitéRESPONSABILIDADES:

      • Liderar el comité X de la organización, con apoyo de la juntas directivas y administrativas
      • Difundir la misión de la organización ante la comunidad

      CAPITULO CUARTO – DECISIONES

      Para la aprobación de actas, propuestas, balances, presupuestos, actividades y gastos especiales se requiere el voto  favorable de la mitad más uno de los miembros de junta presentes, excepto en decisiones definidas específicamente en otros artículos de estos estatutos.

      Toda votación, para ser válida, requerirá que el punto a decidirse sea puesto a consideración, tener amplia deliberación y recibir la mitad más uno de los votos presentes, excepto en decisiones definidas específicamente en otros artículos de estos estatutos

      CAPITULO QUINTO – DISCIPLINA
      Se consideraran faltas aquellas obras, actividades o actitudes que se hagan en contra de los principios, el código de ética, las políticas y los estatutos de la AAC. Estas podrán ser de carácter leve o grave:

      Leves (ejemplos):

      • Irregularidades contra lo moral en las actividades
      • Irrespeto a otro miembro o invitado
      • No cumplir con las actividades o las funciones que le sean asignadas.

      Faltas graves(ejemplos):

      • Difamación del buen nombre de la AAC,
      • Irrespeto a las Juntas,
      • Mal uso de los recursos, bienes, dineros y la reputación de la AAC,
      • El tratar de ampararse bajo el nombre, las actividades, los estatutos o los miembros de la organización para sacar beneficio propio


      En el evento de presentarse una irregularidad mayor por parte de uno o más miembros de las Juntas, los demás Directores tendrán el poder suficiente de conducir una investigación interna, y hacer un reporte de sus conclusiones y recomendaciones. Las faltas graves podrían incurrir como pena máxima la expulsión y posible acción legal. Las faltas leves se pueden examinar a nivel de la Junta correspondiente y estas tienen la libertad de imponer las sanciones que consideren pertinentes.

      CAPITULO QUINTO – FINANZAS
      Artículo 1 – General

      • La organización no tendrá acciones de capital variable o fijo y operara estrictamente como una organización sin ánimo de lucro.
      • La organización no podrá permitir ganancias personales y cualquier dinero se utilizara única y exclusivamente para avanzar los intereses de la organización.
      • La Junta Administrativa administrara una cuenta bancaria abierta en una institución legalmente constituida, y tendrá el poder para invertir los dineros en exceso de los fondos requeridos por carácter presupuestal pero solamente en inversiones que le permitan pronta liquidez.
      • Los únicos oficiales que podrán ser registrados en la cuenta bancaria son el(la) Presidente(a) y Tesorero(a) de la Junta Administrativa.
      • El año contable corresponde al año calendario

      Artículo 2 – Fondos Monetarios

      • El Tesorero(a) de la Junta Administrativa tendrá la obligación de velar por, y será responsable de, cualquier tipo de fondos monetarios que se recauden en el proceso de hacer una actividad.
      • Todas las personas envueltas en el proceso de recaudar dineros durante una actividad deberán rendir cuentas a la tesorería antes de terminar sus funciones y la tesorería le entregara a la persona constancia de lo recibido.
      • Cualquier irregularidad en el proceso de recaudar y disponer de los fondos deberá ser reportada inmediatamente al Presidente de la Junta Administrativa.
      • Verificaciones monetarias durante el transcurso o después de terminarse una actividad se deberán hacer ante la presencia de un testigo independiente.

      Artículo 3 – Auditoría
      Para mayor transparencia en la gestión de la organización, la Junta Administrativa contratará los servicios de un auditor independiente fiscal al menos una vez por año, o más frecuentemente si así lo determina la Junta Directiva por mayoría absoluta, para revisar el estado contable y legal de la organización, y para preparar la declaración de impuestos.

      CAPITULO SEXTO – COMITES

      La Junta Directiva y la Junta Administrativa podrán crear comités según sea necesario, como los de recaudación de fondos, folklore, arte y literatura, becas, estatutos, servicio a la comunidad y ayuda social, y otros. Las juntas designaran a los líderes de los comités por mayoría simple.

      CAPITULO SEPTIMO – LOS ESTATUTOS

      Artículo 1 – Enmiendas

      Estos estatutos podrán ser modificados cuando sea necesario por mayoría de dos tercios de la Junta Directiva. Las modificaciones propuestas deben presentarse a la secretaría de la Junta para que se envíen con los anuncios regulares para las reuniones de junta.

      Artículo 2 – Disolución

      En el evento que por motivos fuera de su control, la organización tuviese que ser disuelta, la Junta Directiva y la Junta Administrativa tendrán la obligación de donar todos los fondos recaudados a una o más organizaciones o programas patrocinados por United Way con fines sin ánimo de lucro dentro de la definición de la Sección 501(c)(3) del Internal Revenue Code, o dentro de la sección correspondiente de cualquier código futuro de impuestos federales, y debe hacer pública esta donación como también la razón por la cual esta se llevó a cabo.

      Artículo 3 – Pluralidad

      En estos estatutos el singular incluye al plural, y el género masculino incluye al género femenino.

      CERTIFICATION

      Estos estatutos fueron aprobados en una reunión de la Junta Directiva por mayoría de dos tercios, el 25 de Febrero, 2014.

      Secretario(a)

      Fecha